Aire fresco en la formación

¿Quiere usted que los miembros de su unidad aprendan algo distinto o adquieran una nueva habilidad? La administración ya contempla la necesidad de renovación, reciclaje y actualización mediante planes de formación de su personal.

Supongamos que lo que quiere es que empiecen a manejar una nueva red social que puede mejorar sensiblemente el servicio. Si aún no ha perdido la fé en el sistema de formación, tendrá que esperar al plan de formación de ese año. Seguramente el curso no será considerado como vital o básico así que habrá una edición o dos. Lo que supondrá que, al cabo del año de formación, unas 20 o 40 personas habrán oído hablar del tema que le interesa. Es decir, al cabo de cuatro años, puede que tan sólo 150 funcionarios de una administración ya estén capacitados.

Es decir, para cuando, probablemente, la red social muera o se transforme, un porcentaje mínimo de la plantilla sabrá usarla!

¿No son útiles los planes de formación? Todo lo contrario.Y, además, garantizan que el gasto se realice con todas las garantías para el cuidadano. Son públicos, regulados,...

Pero hay que empezar a abrir la puerta a nuevas vías de capacitación. Hay que dejar correr el aire.

La básica, más rápida y más sencilla es que, en línea con las necesidades formativas del personal, se usen los canales de comunicación de cada administración para ir administrando pequeñas píldoras formativas en forma de artículos interesantes, enlaces o propuestas de actividades fuera de la administración.

Otra más elaborada es que el formato de los cursos de formación esté alineado con los cursos MOOC. Cursos masivos donde la riqueza no sólo está en el material divulgativo sino también en la interacción entre los alumnos a través de los foros. En estos cursos es frecuente que las dudas sean respondidas por alumnos más adelantados y también que se establezcan redes entre ellos.

Y otra que vuelve a la sencillez pero que exige más esfuerzo  es la colaboración entre administraciones. En todas las administraciones hay personas expertas, servicios que han resuelto de forma muy satisfactoria un problema, unidades que han introducido cambios o mejoras que han acortado los tiempos de gestión o que han mejorado el servicio. ¿Por qué no compartirlo?


Esta mezcla, este "viaje entre administraciones", permite estimular el sistema. Todos nos sentimos incentivados a probar cambios y redefinir procesos cuando conocemos casos de éxito. Todos queremos sacar lo mejor de nosotros mismos. Sería un foro de innovación casero y de bajo coste.

Desde luego tiene coste para el que se responsabiliza de ir a contar su experiencia. Pero, a cambio, recibe algo de ego al ver reconocido por personas externas el trabajo de su departamento. Es ese tipo de premio tan económico como satisfactorio.

Pero, además, ayuda a aflorar e identificar lo que se está haciendo bien gracias a que desde fuera nos pueden preguntar cómo estamos resolviendo determinada situación y podemos ser conscientes de la valía de nuestro saber hacer. Podemos vernos a través de la mirada de otros.

Esta fórmula, de la que los propios funcionarios llevamos hablando años, no tiene el soporte básico y depende de la voluntad de permitirlo de los responsables. Mientras llega esa regulación que obligue a ventilar y sacar lo mejor de cada casa para mejorar las casas de todos hay que seguir apoyándose en la red informal de empleados públicos que colaboran y facilitan.

Gracias a ellos, nuestra administración hoy es mejor.

Quiero ser "conserja"

Esta frase, como chascarrillo, "Quiero ser conserja" la usaba en los momentos de mucha tensión. O en los que te chocabas contra algún muro intentando integrar alguna mejora. O cuando llegaba a casa con un montón de trabajo pendiente que tenía que estar hecho para el siguiente día y una familia que atender. Y eso, día tras día.

Pensaba en el hecho de que tener un puesto con muy poca responsabilidad y que termina cuando termina el horario, aunque fuera a costa de cobrar menos, no tenía que estar nada mal.

Afortunadamente, tengo una amiga que sí trabaja de conserje. Quedamos a tomar café y, sin decir yo nada, me contó lo siguiente: Que estaba harta de ver cómo se despilfarraba en determinadas acciones y se cansaba de proponer a unos u otros cambios que mejoraran la gestión; Que discutía con su pareja cuando, fuera de su horario, en casa, la veía trabajado en una hoja de cálculo intentando cuadrar horas y guardias para que sus compañeros pudieran conciliar; Que se llevaba las preocupaciones de casa al trabajo y no era capaz de desconectar.

Me dió una gran lección. Tendemos a pensar que los puestos de "menor reconocimiento de la responsabilidad" no la tienen. Y no es cierto. La tienen, tienen responsabilidades. En diferente ámbito o alcance. Los problemas se repiten pero con diferentes actores y escenarios.

Y no creo que los niveles superiores no tengan también el mismo problema: No se conocen sus funciones, ni sus problemáticas ni sus implicaciones. Pero, segurmente, podrán quejarse de lo mismo.

Acercarse a todos los puestos y conocer sus problemas, necesidades y caracteristicas permiten una organización coherente. Un verdadero equipo.

Pero para eso es necesario permitir el diálogo y la convivenvia. Abrir canales, permitir la integración a todos los niveles. Invitar a las personas más elevadas en la jerarquía a participar de reuniones y toma de decisión en niveles intermedios, a consultar a los implicados y afectados de los problemas generales.

Por ejemplo, avisar al servicio de recepción de una mudanza o de que se está esperando a algún servicio de mantenimiento o algún cambio organizativo puede evitar varias llamadas, errores, molestias a otros equipos, ... Pero, también, comunicar a todos los niveles las implicaciones para la dirección de ciertas acciones o riesgos de algunas líneas de actuación.

Es hora de que todos seamos conserjes.

Ahorrar en sanidad

Tengo una amiga, trabajadora de una empresa privada especializada en instalación de sistemas de gestión en administraciones públicas que trabajó dirigiendo un proyecto de este tipo en un hospital público. 

Nada más empezar el trabajo ya me comentó alarmada el despilfarro que ella veía y que, a su juicio, nadie hacía nada para evitar tanto gasto inútil.

En ese hospital, mi amiga dió con una enfermera con iniciativa y muchas ganas de mejorar la gestión. Conectaron y conversaron mucho durante el tiempo que duró el proyecto.

Esta enfermera, ante las quejas de mi amiga, le propuso que intentaran mejorar algún aspecto. Ahí ya, mi amiga, tuvo problemas para elegir uno. A pesar de eso, localizó uno muy claro. Algunas auxiliares, al comenzar el turno, estuvieran los goteros de los pacientes de la planta como estuvieran, los desechaban y los reemplazaban por unos nuevos. A todas luces era un despilfarro de material farmaceútico.

Algunas auxiliares a las que les comentaron esta práctica dijeron que lo hacían así porque lo habían visto hacer. Pero otras, les fueron explicando por qué lo hacían. La más veterana era la que mejor lo explicó. El gotero puede terminarse en cualquier momento y, si ellas no están pendientes, el paciente se queda sin medicación. A veces, no es vital, pero otras veces es crucial para mantener estable al paciente. Cambiándolo al principio de su jornada ya tienen la garantía de que no se terminará durante el turno. Y es que, también, el que se acabe el gotero y no se reemplace causa al paciente y a sus familiares sensación de caos, abandono y desasistencia.

Mi amiga, como buena informática, les dijo que, a la vez que se registraba que se había prescrito el gotero, se podía registrar a qué hora se había aplicado y que el propio programa calculara cuándo iba a terminarse y que les avisara. Ya acordaron que fuera con un margen porque podría avisar cuando estuvieran atendiendo una parada o realizando curas, etc...

Pero la auxiliar veterana puntualizó que, si había que cambiarlo mientras servían las comidas, por ejemplo, si interrumpían el reparto de comidas para ir a cambiar el gotero o bien, retrasaba la recogida y devolución de las comidas a cocina y, por tanto, afectaba a cocina y, posiblemente, a la atención de la planta (las auxiliares estarían más tiempo ocupadas con esto) o bien, al paciente, aunque le habían servido más tarde, le recogían a la misma hora. Es decir, empeoraban la calidad de vida del paciente haciéndole comer más rápido.

Fuente http://juliozarco.com

Mi amiga seguía en modo informático y les decía que, entonces, el programa lanzaría los avisos teniendo en cuenta el margen de las comidas.

Pero entonces también había que tener el cuenta las mediciones de tensión, los cambios de lencería, la limpieza de habitaciones, ... y, todo eso, sin entrar en las particularidades de cada planta (por ejemplo, en las plantas de maternidad hay un tiempo para consultar sobre la lactancia,...)

Después de seguir dándole vueltas llegaron a la conclusión de que lo mejor para pacientes, servicio y asistencia era realizar el reemplazo de goteros al comienzo de turno. Pero mi amiga y, ahora, la enfermera y, también, la auxiliar en lo que ahora estaban de acuerdo es que, si se pudiera reducir la cantidad de goteros desechados, sin aumentar el coste, podría reducirse el gasto.

Hacerlos para durar justo las ocho horas del turno tampoco era buena idea. Unos turnos duran ocho horas y, otros diez. Además, podían empezar el turno con una parada cardiaca u otra intervención urgente y no tener tiempo de cambiarlos. Mejor que duraran algo más. Otra idea era que los goteros duraran, al menos, 24 horas. Pero ya se les escapaba si sería rentable o no ese tamaño. Si aumentaría el coste o si se seguiría desperdiciando tanto suero. Y, además, no podían avanzar sin consultar a los proveedores.

Pero, ahora, mi amiga ya no tiene tan claro lo del despilfarro. Ahora ya sabe que hay gastos que si, se reducen, significa reducir atención sanitaria. A veces sin demasiado impacto y, otras, con riesgo vital. Dice que tiene muy claro es que, para ajustar gastos, hace falta tiempo, dedicación y estudiarlo hablando con los agentes implicados.

¿Por qué sé que la administración se transformará?

Ningún cambio es fácil pero el del cambio cultural en la administración tiene tintes de heroico. Sin embargo hay veces en las que te llegan señales que te reafirman en que es el camino que nos toca andar hoy, incluso de que cada paso que se da es una conquista sin vuelta atrás.

Lo que viene a continuación es un texto para ser guardado y releerlo. Alguien cercano lo ha hecho público y merece con creces un espacio en este blog.

“Hace meses en mi área nos vanagloriábamos de tener un buen ambiente de trabajo, de ser un grupo saludable, de estar contentos con el trabajo que desempeñábamos. En aquéllos tiempos nos creíamos con capacidad de definir nuestro propio puesto de trabajo, de llenarlo de contenido y de darle un proyección trascendental. A través del trabajo también cabía realizarse. La administración podía cambiar. 


Estábamos seguros de que el ambiente laboral dependía totalmente de nosotros. Hicimos de la amabilidad una norma de comportamiento. 


El corpus teórico de esta experiencia venía definido por una iniciativa de mejora que en clave interna llamamos Nuestro_GPW en referencia a Great Place to Work, la batuta corría al cargo de alguien del equipo y a los distintos grupos de trabajo se apuntó una buena parte de las personas del área. En nuestro jefe teníamos un gran animador. Un breve documento titulado "Nuestra filosofía de trabajo" que resume el quehacer de nuestro_gpw, es el reflejo del optimismo, la frescura, la confianza y ganas de cambio que experimentábamos por aquel entonces.


Al hilo de los nuevos tiempos, se pone de moda el gobierno abierto de Obama. La misma persona sigue con la batuta y hace de la administración deliberativa, con la participación y la transparencia como patas fundamentales, la bandera que va a seguir animando al área. Creímos, y seguimos creyendo, que la administración debe cambiar. 


Hemos acabado con lo bueno, ahora pasamos al gris oscuro. Los nuevos tiempos también traen cambios en la gestión. Se elimina todo vestigio de participación disolviendo grupos de trabajo y se eleva la transparencia a tan altas instancias que desaparece por completo. 


Nos hemos quedado sin horizonte y a cambio ¿qué queda? Tristeza, desasosiego, impotencia y mala leche.

No puedo soportar unas prácticas que están totalmente alejadas de principios que para mí son ya irrenunciables: participación, transparencia y colaboración. Suena hueco, pero ya somos muchos los que creemos que es la única vía hacia una administración más eficaz y más volcada en el servicio a los ciudadanos.”


Los pasos en este nuevo modelo de administración son difíciles y no tan rápidos como muchas veces nos gustaría, pero sin duda son irreversibles. Puede parecer paradójico, pero precisamente este grito de inconformismo es la mayor garantía de que los cambios llegan para quedarse y que los intermedios de oscuridad, son eso, sólo intermedios.

Cada persona dentro de la administración que reclama renovación, que busca llenar de contenido su puesto de trabajo, es un motor de cambio imparable que hará que finalmente la transformación que la administración necesita se imponga.